| Dokumenthantering i MicroWeb är för dig som vill använda en gemensam lagringsplats av företagskritiska dokument men samtidigt styra och spåra förändringar och åtkomst utan att tumma på smidighet eller på något annat sätt behöva använda ett komplicerat system. MicroWebs dokumenthantering ger dig kontroll och struktur i din dokumenthantering. Eftersom det säljs som en tjänst slipper du onödiga extrakostnader som servrar och personalkostnader som du får med andra lösningar. Du slipper också långdragna integrationsprocesser.
Fördelar med dokumenthantering i MicroWeb
- Alla viktiga dokument på ett ställe.
- Du får överblick på ditt företags dokument.
- Enkelt att styra aktuell version av ett specifikt dokument.
- Dokumentstyrning.
- Lätt att distribuera information till 3:e part.
- Du kan lätt spåra förändringar som är gjorda.
- Du kan arbeta direkt i ditt Microsoft Office-program.
- Du kan skapa arbetsflöden kring dokument.
Allt på ett ställe
Genom att använda MicroWeb som din plattform för dokumenthantering kan du samla företagets alla dokument på ett ställe. På så sätt slipper du röriga nätverksenheter i ditt företagsnätverk där du varken hittar rätt, vet vilken version som är den aktuella eller vem som senast gjort ändringar i filen. I och med att MicroWeb är strukturerat och följer angivna informationsmallar elimineras detta informationskaos. Istället ser du vem som ändrat ett dokument eller skapat en ny version och när.
Vill du distribuera ett dokument till en tredje part kan du enkelt skicka iväg det med E-post eller skicka iväg en länk som öppnar dokumentet utan att logga in i systemet.
Versionshantering
När du och dina kollegor jobbar med ett dokument har du möjlighet att skapa olika roller. En roll kan till exempel ha behörigheten att godkänna förändringarna i ett dokument.
I versionshanteringen kan du naturligtvis också gå tillbaka till en gammal version, eller hindra att ett dokument förändras ytterligare.
Ett dokument kan förses med förutbestämda status, såsom ”under arbete” eller ”godkänd”. I MicroWeb har du möjligheten att lägga till ytterligare dokumentstatus som bättre passar i din organisation.
När du vill förändra ett dokument och du har rättighet att göra det kan du ”checka ut” dokumentet. Detta ger en signal till andra att du arbetar med det.
Regelverk och standarder
Om ditt företag arbetar med olika regelverk som ISO, GxP, SOx och QS förenklar dokumenthanteringen i MicroWeb din vardag. Genom att du har full kontroll på vad som skall förändras eller har förändrats, vem som har gjort det och när, så blir det lättare för dig att uppfylla alla de krav som ställs i de olika regelverken.
Återsökning
Sökmotorn i MicroWeb erbjuder dig blixtsnabb återsökning av dokument. Dels kan du söka i indexerade värden men också i anteckningar. Vi kan också erbjuda fritextsökning från dina dokument. Fritextsökningen klarar de flesta format, även skannade format som TIFF eller andra bilder.
Använder du flera tjänster i MicroWeb kan du enkelt kombinera en sökning i alla dina arkiv och databaser. Kombinationen av dessa möjligheter gör att du snabbt och enkelt hittar vad du söker efter.
Integration med Microsoft Office
Du kan arbeta direkt i dina Office-program genom våra tillägg till Microsoft Office. I dessa kan du automatiskt spara nya versioner eller nya dokument och slipper gå omvägen via webbläsaren. Tillägget fungerar i Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint och Microsoft Outlook.
Anpassningar för ditt företag
Vi kan erbjuda dig en standardlösning för dokumenthantering men vi kan naturligtvis också anpassa systemet efter dina specifika behov. Flexibiliteten är prioriterad i Microweb och idag används flera hundra olika konfigurationer hos olika kunder. Dokumenthanteringen går naturligtvis att kombinera med andra delar av MicroWeb. |
Logga in
English
Svenska