Support

Vanliga frågor besvarade.

Är det svårt att bli kund?
Nej. Vi har en standardiserad arbetsmodell som är enkel och trygg. Det ni behöver veta är vilka dokument, transaktioner och liknande som man vill spara, hur lång tid samt vem som ska ha tillgång till dem.

Är era tjänster dyra?
Nej. Ni sparar pengar i och med att dokumenthanteringen tar mindre tid i anspråk. Dessutom sparar ni diskutrymme och därmed backupkapacitet. Kostnaderna för distribution lägre eftersom det är enkelt att maila och smsa information.

Kan man skanna och digitalisera Mikrofilm?
På MicroData skannar och digitaliserar vi mikrofilm, såväl rullfilm och bildkort som microfiche och levererar som exempelvis TIFF-filer.

Jag har lönespecar på Microfiche, kan jag digitalisera dem?
Det är inget problem då vi har egen produktion där vi digitaliserar fichekort och sedan tolkar dessa för att göra dem sökbara i MicroWeb. Det spelar givitvis ingen roll vad det är för typ av dokument som är lagrat på fichekortet.

Kan jag kombinera flera av era tjänster?
Du kan med fördel använda flera av våra konfigurationer för ärendehantering, dokumenthantering och arkivering. Du kommer då åt dina dokument med en enda inloggning.

Jag har ett pappersarkiv, och vill digitalisera själv. Hur gör jag enklast?
Vi har flera lösningar för detta men den enklaste om du vill göra det själv är med vår MicroConnect-lösning. Har ni t.ex. tillgång till en multifunktionsmaskin kan ni via maskinen direkt skanna t.ex. avtal, mötesprotkoll, fakturor etc. rakt in i MicroWeb. Där finner du ditt dokumentet, på en gång med rätt sökparametar och säkert förvarat. Orginaldokumentet behöver du inte arkivera om du inte vill, men du kan givetvis skriva ut allt igen från MicroWeb.

Klarar era lösningar alla filtyper?
Ja, vi har inte stött på någon som vi inte kan arkivera. Ni kan arkivera allt från ritningar till ljud och film.

Jag vill ha våra lönespecar lättåtkommliga för lönesupport, precis som den anställda ser den. Går det?
Eftersom lönespecifikationer oftast skickas ut i pappersform finns det då tillgång till printfiler. Det är dessa i t.ex. pdf eller Tiff-format, som vi skapar fichekort på. Det är smidigt när vi redan har bilderna att lägga upp dem i ett e-arkiv, givetvis med de sökparametrar man önskar. Därifrån kan man sedan enkelt och snabbt söka fram önskad lönespecifikation.

Har man Nordea som bank och nyttjar deras LON-system för utskrift av lönespecar, så är redan allt klart. Då kan ni som många andra nöjda kunder få era lönespecar arkiverade direkt i MicroWeb utan att behöva skicka några filer. Lönespecifikationen som arkiveras är identisk med den som löntagaren får hemskickad.

Jag skulle vilja bevaka mina avtal så att jag får en påminnelse när de löper ut, går det?
I MicroWeb finns redan en funktion för detta. Vem som helst kan få meddelande på SMS och/eller e-post. Bevakningen kan sättas på valfri tidpunkt. T.ex. 1 månad innan avtalet löper ut. Givitvis kan man använda denna funktion för andra dokumenttyper också.

Vad säger bokföringslagen om arkivering av räkenskapsinformation?
Bokföringslagen föreskriver arkivering i minst 10 Ã¥r pÃ¥ papper, mikroskrift eller i dator. ”Den bokföringsskyldige skall ha utrustning och system för att presentera räkenskapsinformationen under hela arkiveringstiden. Detta ställer krav pÃ¥ att även spara utrustning och system.” Eftersom det är orimligt, och i praktiken ogörligt, att behÃ¥lla förÃ¥ldrade system, och framförallt kunskapen om dessa är elektronisk arkivering i MicroWeb det givna mediet för att klara kraven, speciellt om du ska söka i materialet en del. Om du inte räknar med att söka i materialet är mikrofiche det optimala sättet att förvara och hantera dokument. Snabb Ã¥tkomst via e-arkiv och lÃ¥ngtidsarkivering pÃ¥ mikrofilm/fiche.